Workflow

Ein Content-Workflow beschreibt den festgelegten Ablauf, den ein Inhalt von der Idee bis zur Veröffentlichung durchläuft, samt der anschließenden Pflege. Er hält fest, wer welchen Schritt übernimmt, in welcher Reihenfolge die Schritte aufeinander folgen und woran sich entscheidet, dass ein Beitrag fertig ist.

Warum ein fester Ablauf entlastet

Ohne festgelegten Ablauf beginnt jeder Beitrag von vorn. Es entstehen dieselben Fragen zu Zuständigkeit, Umfang und Freigabe, Zwischenstände liegen an wechselnden Orten, und die Veröffentlichung hängt daran, dass jemand daran denkt. Bei ein oder zwei Beiträgen fällt das kaum auf, ab einem regelmäßigen Rhythmus kostet es spürbar Zeit.

Ein beschriebener Ablauf nimmt diese Last ab, und zwar unabhängig von der Größe des Teams. Auch bei einer einzelnen Person wirkt er, weil er Entscheidungen vorwegnimmt, die sonst bei jedem Beitrag neu getroffen werden. Der Aufwand für die Einrichtung beträgt wenige Stunden und trägt anschließend über Jahre.

Hinzu kommt ein Vorteil, der sich erst nach einigen Monaten zeigt. Ein beschriebener Ablauf macht die Arbeit übertragbar, sodass eine Vertretung einspringen oder eine neue Mitarbeiterin einsteigen kann, ohne dass jemand das Vorgehen mündlich weitergeben muss.

Von der Idee zum Plan

Am Anfang steht eine Sammelstelle für Themen, an der Ideen unabhängig von ihrer Reife landen. Geeignet ist alles, was Sie ohnehin verwenden, von einer Tabelle über ein Notizprogramm bis zu einem Aufgabenwerkzeug. Wichtiger als das Programm ist, dass es nur eine solche Stelle gibt und dass jede Idee dort mit zwei Angaben landet: der Frage, die der Beitrag beantwortet, und der Person, für die er gedacht ist.

Aus dieser Sammlung entsteht der Plan für die kommenden Wochen. Legen Sie einen Rhythmus fest, den Sie über Monate durchhalten, und ordnen Sie jedem Termin ein Thema samt Zuständigkeit zu. Sinnvoll ist eine Mischung aus Beiträgen, die Besucher bringen, und solchen, die Vertrauen aufbauen. Ergänzend gehören Themen dazu, die dauerhaft gültig bleiben, sogenannter Evergreen-Content, weil sie den Bestand über Jahre tragen.

Halten Sie im Plan außerdem fest, wie umfangreich ein Beitrag werden soll und welchen Zweck er erfüllt. Ein Grundlagentext von zweitausend Wörtern verlangt eine andere Vorbereitung als eine kurze Meldung zu einer Neuerung, und diese Festlegung im Voraus erspart spätere Diskussionen über den Umfang.

Der Weg durch die Erstellung

Bewährt hat sich eine feste Abfolge aus fünf Schritten. Zuerst wird recherchiert und das eigene Material gesammelt, also Zahlen aus Projekten, Beobachtungen und Quellen. Danach entsteht die Gliederung mit den Zwischenüberschriften. Anschließend folgt die Rohfassung, darauf die Überarbeitung mit Rücksicht auf die Verständlichkeit, und zum Schluss die technische Aufbereitung.

Sinnvoll ist es, zwischen Rohfassung und Überarbeitung einen Tag verstreichen zu lassen. Mit etwas Abstand fallen Wiederholungen, umständliche Sätze und fehlende Übergänge deutlich schneller auf als unmittelbar nach dem Schreiben.

Diese Trennung von Schreiben und Überarbeiten wirkt unscheinbar und verändert das Ergebnis erheblich. Beides zugleich zu versuchen bremst den Fortschritt und führt dazu, dass an Sätzen gefeilt wird, die später ohnehin entfallen. Zur technischen Aufbereitung gehören ein aussagekräftiger Title-Tag, eine Meta-Description, die zum Klicken einlädt, beschreibende Alt-Texte für sämtliche Bilder sowie Verweise auf passende eigene Beiträge.

Sinnvoll ist zudem eine kurze Liste dessen, was jeden Beitrag auszeichnet, etwa ein eigenes Beispiel, eine belegte Zahl und ein Verweis auf zwei passende Beiträge. Diese Liste dient als Prüfstein vor der Veröffentlichung und hält die Qualität gleichmäßig, auch wenn mehrere Personen schreiben.

KI im Ablauf

Sprachmodelle übernehmen inzwischen Teile dieser Schritte zuverlässig, allen voran das Zusammenfassen von Recherchequellen, das Entwerfen von Gliederungen, das Formulieren von Meta-Angaben und das Beschreiben von Bildern. Der Gewinn an Zeit ist beträchtlich, sofern die Substanz weiterhin von Ihnen kommt.

Zwei Grundsätze halten den Einsatz sauber. Jede maschinell erzeugte Angabe gehört an der Quelle geprüft, weil Sprachmodelle auch dann überzeugend formulieren, wenn eine Jahreszahl oder ein Zitat danebenliegt. Und die redaktionelle Verantwortung bleibt benannt, was zugleich die Grundlage dafür ist, dass die Kennzeichnungspflicht für geprüfte Texte entfällt. Wie sich beides zu einem Ablauf verbindet, führt KI im Content-Workflow aus, die Regeln für Bilder beschreibt KI-Bilder kennzeichnen, und welche Werkzeuge das Redaktionssystem künftig mitbringt, zeigt WordPress 7.0.

Sinnvoll ist außerdem eine Sammlung erprobter Arbeitsanweisungen, unabhängig vom jeweiligen Werkzeug gespeichert. Bei einem Wechsel des Modells oder des Anbieters spielen Sie diese Sammlung einmal durch und vergleichen die Ergebnisse, statt jede Anweisung neu zu entwickeln.

Bestand pflegen statt nur nachlegen

Der am häufigsten übersehene Teil betrifft das, was bereits veröffentlicht ist. Ein Content-Audit verschafft einmal im Jahr den Überblick darüber, welche Beiträge Besucher bringen, welche knapp vor der ersten Ergebnisseite stehen und welche ihren Zweck erfüllt haben.

Planen Sie die Pflege deshalb fest ein, statt sie an freie Zeit zu knüpfen. Ein überarbeiteter Beitrag mit bestehender Platzierung wirkt häufig schneller als ein zusätzlicher neuer Text, weil Suchmaschinen die Seite bereits kennen. Wie sich diese Aufgaben über das Jahr verteilen lassen, beschreibt Website-Pflege im Jahresrhythmus.

Zur Pflege gehört ebenso die Verlinkung. Sobald ein neuer Beitrag erscheint, verdienen zwei bis drei ältere Beiträge einen Verweis darauf, damit der Bestand zusammenwächst statt nebeneinanderher zu stehen. Dieser Schritt dauert wenige Minuten und wird dennoch am häufigsten übersprungen.

Werkzeuge und Zuständigkeiten

Für den Ablauf genügen drei Bausteine: eine Stelle für Themen und Zwischenstände, ein Kalender mit den Veröffentlichungsterminen und eine kurze Liste mit den Schritten, die vor dem Veröffentlichen erledigt sein müssen. Diese Liste ersetzt das Erinnern und verhindert, dass immer wieder dieselben Kleinigkeiten fehlen.

Halten Sie außerdem fest, wer entscheidet. Bei einer einzelnen Person genügt eine Notiz an sich selbst, im Team braucht es eine benannte Freigabe, damit Beiträge weder liegen bleiben noch unfertig erscheinen. Diese Festlegungen passen auf eine Seite und ersparen im laufenden Betrieb zahlreiche Rückfragen. Die Beiträge weiter oben auf dieser Seite vertiefen die einzelnen Schritte.