Im Arbeitsalltag übernehmen KI-Tools inzwischen Aufgaben wie das Zusammenfassen von Texten, das Formulieren von E-Mails oder das Gliedern eines Beitrags. Hinter den meisten dieser Werkzeuge steht ein Sprachmodell aus dem Bereich der künstlichen Intelligenz, das bei einem Anbieter in der Cloud läuft und jede Eingabe aus Ihrem Unternehmen heraus an diesen Anbieter überträgt. Je nach Vertrag und Einstellung kann der Anbieter diese Eingaben speichern, auswerten oder für das Training seiner Modelle verwenden. Planen Sie den Einsatz deshalb vorab und regeln Sie ihn für das ganze Team verbindlich, bevor die ersten Aufgaben an ein KI-Tool gehen.
Welche Eingaben sich für KI-Tools eignen
Gut geeignet sind Aufgaben, die sich allein auf eine Sache beziehen, etwa ein Werbetext zu einem Produkt, die Gliederung eines Fachbeitrags oder die Suche nach einem Fehler in Programmcode. Angaben mit Rückschlüssen auf Kundschaft und Geschäftskontakte, auf Bewerbende oder auf Ihre eigenen Beschäftigten behalten Sie dagegen bei sich, sobald sich der Anbieter in seinen Geschäftsbedingungen die Nutzung der Eingaben für eigene Zwecke vorbehält. Für eine solche Weitergabe an den Anbieter lässt sich in der Regel keine tragfähige Rechtsgrundlage finden. Dasselbe gilt für Angaben zur Gesundheit, zu religiösen Überzeugungen oder zu einer Gewerkschaftszugehörigkeit, weil die Datenschutz-Grundverordnung diese Daten unter einen besonderen Schutz stellt.
Achten Sie dabei auch auf den Zusammenhang, denn schon das Umfeld einer Anfrage kann eine bestimmte Person erkennbar machen, selbst wenn Sie Namen und Anschriften entfernt haben. So lässt sich die Bitte um ein Arbeitszeugnis für eine Person aus der Kundenberatung eines bestimmten Autohauses über Firma und Zeitpunkt der Anfrage einer einzelnen Person zuordnen. Formulieren Sie Anfragen deshalb so allgemein, dass sie auf viele Fälle passen, und fragen Sie nach Inhalten statt nach Personen, also etwa nach Argumenten für ein Produkt.
Für frei zugängliche Tools ohne Vertrag mit dem Anbieter bewährt sich die Faustregel, nur solche Inhalte einzugeben, die Ihr Unternehmen auch öffentlich zeigen würde. Preiskalkulationen, Vertragsentwürfe und unveröffentlichte Produktpläne bearbeiten Sie am besten in geschlossenen Systemen, die Eingaben in einer abgeschlossenen Umgebung verarbeiten und nur einem begrenzten Kreis von Beschäftigten zugänglich sind. Bei solchen Systemen liegt die Kontrolle über Eingaben und Ergebnisse bei Ihrem Unternehmen.
Unser Tipp
Lassen Sie sich von einem KI-Tool Vorlagen statt fertiger Schreiben erstellen, etwa eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde mit Platzhaltern wie [Name], [Bestellnummer] und [Anliegen]. Die echten Angaben setzen Sie anschließend in Ihrem eigenen E-Mail-Programm ein, sodass sie in Ihrem Unternehmen bleiben. Beschreiben Sie dabei auch den Anlass so allgemein, dass der geschilderte Fall auf viele Kundinnen und Kunden passen könnte.
KI-Tools auswählen und datenschutzfreundlich einstellen
Bei der Auswahl eines Cloud-Dienstes empfehlen sich Anwendungen, die Ihre Eingaben und Ergebnisse vom Training ihrer Modelle ausnehmen oder eine Einstellung zum Abschalten dieses Trainings bieten. Bei manchen Diensten setzt diese Möglichkeit einen eigenen Geschäftstarif voraus, der sich von der kostenlosen Version unterscheidet. Läuft das Tool bei einem externen Anbieter, liegt häufig eine Auftragsverarbeitung vor, für die Ihr Unternehmen mit dem Anbieter einen entsprechenden Vertrag zur Verarbeitung der Daten schließt.
Für die Arbeit im Unternehmen stellen Sie am besten betriebliche Accounts bereit, weil bei der Nutzung privater Konten Profile zu einzelnen Beschäftigten beim Anbieter des Tools entstehen. Die Accounts laufen nach Möglichkeit auf eine Funktionsbezeichnung statt auf einen Personennamen und werden mit einer Funktionsadresse und bei Bedarf mit einer dienstlichen Telefonnummer angelegt. Teilen sich mehrere Beschäftigte einen Account, schalten Sie den gespeicherten Verlauf der Eingaben ab, damit jede Anfrage bei der Person bleibt, die sie gestellt hat. Starke Passwörter und ein zweiter Anmeldefaktor schützen den Account zusätzlich, da sich über einen fremden Zugriff frühere Eingaben und damit auch Geschäftsgeheimnisse auslesen ließen.
Steckt die KI-Anbindung wie bei der KI-Schnittstelle von WordPress 7.0 direkt im Redaktionssystem, prüfen Sie den dort hinterlegten Anbieter nach denselben Maßstäben. Für die Bewertung brauchen Sie Angaben des Anbieters zur Funktionsweise und zum Umgang mit den Daten, weshalb sich ein Blick in dessen Dokumentation schon bei der Auswahl empfiehlt. Mit diesen Angaben können Sie das Risiko des Einsatzes für Ihr Unternehmen und für die betroffenen Personen zuverlässig einschätzen.
Eine KI-Richtlinie für Ihr Team
Eine interne KI-Richtlinie legt schriftlich fest, welche Tools zugelassen sind, für welche Zwecke Ihr Team sie nutzen darf und welche Daten dabei verwendet werden. Konkrete Beispiele für erlaubte Einsätze und ihre Grenzen machen die Regeln greifbar und erleichtern Ihrem Team die Entscheidung im Einzelfall. Bei der Ausarbeitung binden Sie die Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens ein und klären, ob ein Betriebsrat zu beteiligen ist, da die Einführung eines KI-Tools mitbestimmungspflichtig sein kann.
Sollen mit einem Tool personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht vor dem Start eine Bewertung des Risikos. Beim Einsatz von KI mündet diese Bewertung vielfach in eine Datenschutz-Folgenabschätzung, also eine ausführliche Prüfung der Risiken für die betroffenen Personen. Aufgaben ohne jeden Personenbezug wie die Suche nach Fehlern in Programmcode kommen ohne diesen Aufwand aus, sofern auch das Ergebnis frei von Personendaten bleibt.
Ergebnisse prüfen, bevor Sie sie verwenden
Sprachmodelle setzen Wörter nach Wahrscheinlichkeiten zusammen, weshalb jede einzelne Angabe in einem Ergebnis eine Prüfung braucht. Bekannt ist das Phänomen der Halluzination mit plausibel klingenden und dennoch falschen Aussagen, und hinzu kommen häufig veraltete Wissensstände. Prüfen Sie deshalb Namen, Zahlen und Zitate an der Quelle, bevor Sie ein Ergebnis in Texten und E-Mails oder für Entscheidungen verwenden. Im Content-Workflow mit KI steht diese Prüfung als fester Schritt vor der Freigabe jedes Beitrags.
Ergebnisse können außerdem diskriminierend wirken, auch wenn sie sachlich stimmig erscheinen. Leitet ein Tool etwa aus früheren Einstellungen ab, bevorzugt männliche Bewerber auszuwählen, verstößt die Umsetzung dieses Vorschlags gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für eine Person, etwa über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch, trifft deshalb ein Mensch, der den Vorschlag des Tools tatsächlich prüfen und verwerfen kann.
Schulung und KI-Kompetenz im Team
Ihre Regeln wirken erst, wenn Ihr Team sie kennt und versteht, und dafür eignen sich Schulungen und Leitfäden ebenso wie Gespräche zum Umgang mit KI-Tools im eigenen Arbeitsbereich. Die europäische KI-Verordnung verlangt von Ihrem Unternehmen beim beruflichen Einsatz von KI-Systemen ohnehin Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz Ihrer Beschäftigten. Seit einer Änderung im Juli 2026 richten Sie diese Maßnahmen an Vorkenntnissen, Erfahrung und dem jeweiligen Einsatz aus, wobei die Verordnung die Förderung der Kompetenz verlangt statt eines garantierten Niveaus für jede einzelne Person.
Empfehlenswert ist eine kurze Einführung für alle Beschäftigten mit Zugang zu KI-Tools, die anhand der eigenen Richtlinie unproblematische Eingaben und die Grenzen der Nutzung zeigt. Eine feste Ansprechperson für Fragen im Alltag erleichtert die Umsetzung vor allem in den ersten Wochen nach der Einführung eines neuen Tools. Weil Anbieter ihre Tools und Modelle häufig aktualisieren, prüfen Sie Richtlinie und Einstellungen in festen Abständen wie nach größeren Updates oder einmal im Jahr.
Fazit
Datenschutzkonform nutzen Sie KI-Tools, wenn sich Ihre Eingaben auf Sachaufgaben beschränken oder der Einsatz mit personenbezogenen Daten vorab geprüft und vertraglich abgesichert ist. Betriebliche Accounts mit Funktionsbezeichnung und ein abgeschaltetes Training mit Ihren Daten bilden, zusammen mit einem abgeschalteten Verlauf bei geteilten Accounts und einer sicheren Anmeldung, die technische Grundlage. Für frei zugängliche Tools ohne Vertrag gilt die Faustregel, nur Inhalte einzugeben, die Ihr Unternehmen auch öffentlich zeigen würde.
Eine gemeinsam mit den Datenschutzbeauftragten erarbeitete Richtlinie mit Beispielen legt schriftlich fest, welche Tools für welche Zwecke im Unternehmen zugelassen sind. Ergebnisse werden vor der Verwendung auf Richtigkeit und Diskriminierung geprüft, und Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für eine Person trifft ein Mensch. Schulungen und regelmäßig überprüfte Regeln fördern schließlich die KI-Kompetenz im Team, wie sie auch die KI-Verordnung von Unternehmen verlangt.
Die Angaben geben den Stand vom 12. Oktober 2026 wieder. Grundlage sind die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder vom 6. Mai 2024, die „Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots“ des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit vom 13. November 2023 sowie Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744. Der Beitrag dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Genannte Produktnamen gehören ihren jeweiligen Inhabern.
